Sugestões e duvidas a respeito do PAT FREE

[Assunção]

Primeiramente parabéns, e muito obrigado pela iniciativa em criar o Pat Free, adorei o programa, é muito bom mesmo. Sou Servidor Público lotado no Patrimônio do Hospital Geral do Estado de Roraima, e à muito tempo que procuro um programa com tais características. Não entendo de programação e a solução que utilizo hoje é um banco de dados que criei com o Access da Microsoft, não é 100%, mas ajuda. Se tivesse as características do seu seria 100%.

Tenho algumas duvidas e rotinas que são solicitadas por meus superiores que gostaria de ver se poderia me esclarecer se o programa atende ou se porventura atenderá. Esclareço que trabalho nessa área a 6 anos e nesse período tive diversas experiências que gostaria de compartilhar, objetivando a melhoria do programa, lembrando que funções que são essenciais para meu trabalho podem não ser para a maioria dos usuários, o qual acredito que seja o objetivo do programa, mas se ajudar abaixo esta minhas indagações sobre melhorias no programa, versão 3.

1. Quando é solicitada a impressão, o programa menciona sobre o decreto 43052/02 de 18/11/200, este decreto é apenas para seu Estado?, ou é um decreto federal que pode ser seguido pelos Estados? Acredito que na data esta faltando o ano completo (esta assim: 18/11/200). Aqui utilizamos as seguintes frases 1ª DECLARAÇÃO: Declaro pelo presente documento de responsabilidade, que recebi os materiais abaixo especificados, obrigando-me pela sua boa conservação. 2ª Assino e dou fé após ter conferido e reconferido todo material item por item, sem faltar nenhum equipamento ou até mesmo acessório.
2. Nas novas versões dará para aproveitar o banco de dados que já foi digitalizado na versão 3?
3. Tenho aqui equipamentos como exemplo centrais de ar que possuem 22 dígitos no campo números de série, o Pat free só suporta 11, acredito que deveria suportar mais caracteres.
4. Tenho equipamentos que são separados por partes e possuem 4 tombamentos distintos e quatro números de séries, poderiam ser criados outros espaços opcionais de tombamento e nºs de série. Central de ar é um exemplo que possui a condensadora e a evaporadora, porém estas trabalham em conjunto, formando apenas um equipamento com 2 patrimônios e 2 nºs de séries.
5. O campo patrimônio acredito que seja o campo destinado ao cadastro do tombamento, como no estado não existem 2 tombamentos idênticos seria interessante que este campo não permitisse duplicidade de tombamentos, no Access essa função ativa-se com a chave primaria, e certa vez esta função me livrou de um problema futuro onde havia 2 materiais distintos com 2 tombamentos idênticos, como sabemos o tombamento é a identidade do equipamento é o que diferencia um material de outro com as mesmas características ou não.
6. Tenho equipamentos que vão para conserto, acredito que o campo transf/baixa deveria ter a opção de (foi p/ manutenção ou conserto) até pelo motivo de sabermos na filtragem quais equipamentos estão em manutenção.
7. Tenho materiais que são adquiridos por meio de convênios e que vez ou outra sou solicitado como exemplo: quais os materiais do convênio 1245/02?, no Access faço a filtragem no campo que criei chamado convênio. O resultado é a relação completa do convênio procurado, acredito que deveria ter este campo. Na esfera governamental é normal estes convênios.
8. Qual o objetivo do campo código? Como já disse trabalho em um hospital e tenho uma variedade de materiais. Ex: 1.Equipamento Hospitalar – Bomba de Infusão, 2.Mobiliário Hospitalar – Cadeira de Rodas, 3.Mobiliário de Escritório – Cadeira com rodízio e estofamento, 4.Eletroeletrônico – TV 20”, 5.Informática – Impressora. O campo código tem essa finalidade, de filtrar por categoria?
9. Outra dica seria nos campos onde são cadastrados os materiais e outros dados, que quando já houvesse um bem ou dados anteriormente cadastrados, o programa auto completasse a medida que o operador digitasse, objetivando economia de tempo e diminuição nas diversas formas de introdução de dados de um mesmo bem. Ex: Cadeira com rodízio e estofamento ou Cadeira com estofamento e rodízio. Quantas cadeiras com rodízio e estofamento temos aqui no Hospital? Resposta 10, podendo com a distração do operador esquecer-se das outras formas que foram cadastradas com outro nome dando uma informação errônea ao superior.
10. Como aqui é um Hospital muito grande, nossa forma de repassar a responsabilidade pelo material é o seguinte: Confeccionamos um TRU Termo de Responsabilidade do usuário, o qual o coordenador de um determinado setor assina assumindo total responsabilidade pelo material, quando ocorre de uma auditoria por exemplo procurar uma bomba de infusão de patrimônio 134.324, eu através do Access no campo patrimônio procuro pelo tombamento objetivando saber onde está e quem é o responsável, só que para respaldar-me tenho que encontrar o documento original comprobatório do repasse do material o qual é arquivado em pastas AZ, para localizar esse documento no meio de centenas, é interessante que se crie mais um campo com tal finalidade (memo 10/2010) idêntico ao campo destinado ao doc. de baixa (documento).
11. Existem ocasiões em que os diretores desejam saber quantos materiais deram entrada na unidade no ano de 2010, seria interessante criar um campo para tal finalidade, o campo da data de compra não dá pois são muito grandes as possibilidades de entrada inviabilizando o objetivo.
12. Poderia ser criado um campo com o nome da marca do material até quem sabe modelo, pois vez ou outra alguém quer saber quantos materiais da marca X existem na Organização, para providenciar por exemplo a aquisição de cartuchos de tinta, como exemplo cartucho 21 para impressora HP 3320, quantas deste modelo possuímos? Em uma unidade pequena não há necessidade, mas numa unidade complexa é interessante tal separação para possíveis filtragens.

[adassoft]

Primeiramente parabéns, e muito obrigado pela iniciativa em criar o Pat Free, adorei o programa, é muito bom mesmo. Sou Servidor Público lotado no Patrimônio do Hospital Geral do Estado de Roraima, e à muito tempo que procuro um programa com tais características. Não entendo de programação e a solução que utilizo hoje é um banco de dados que criei com o Access da Microsoft, não é 100%, mas ajuda. Se tivesse as características do seu seria 100%.

Obrigado pelos elogios.

Tenho algumas duvidas e rotinas que são solicitadas por meus superiores que gostaria de ver se poderia me esclarecer se o programa atende ou se porventura atenderá. Esclareço que trabalho nessa área a 6 anos e nesse período tive diversas experiências que gostaria de compartilhar, objetivando a melhoria do programa, lembrando que funções que são essenciais para meu trabalho podem não ser para a maioria dos usuários, o qual acredito que seja o objetivo do programa, mas se ajudar abaixo esta minhas indagações sobre melhorias no programa, versão 3.

1. Quando é solicitada a impressão, o programa menciona sobre o decreto 43052/02 de 18/11/200, este decreto é apenas para seu Estado?, ou é um decreto federal que pode ser seguido pelos Estados? Acredito que na data esta faltando o ano completo (esta assim: 18/11/200). Aqui utilizamos as seguintes frases 1ª DECLARAÇÃO: Declaro pelo presente documento de responsabilidade, que recebi os materiais abaixo especificados, obrigando-me pela sua boa conservação. 2ª Assino e dou fé após ter conferido e reconferido todo material item por item, sem faltar nenhum equipamento ou até mesmo acessório.

R. Esse fato fá foi relatado por outro usuário. Nas próximas versões será criado uma tabela onde o usuário irá cadastrar as frases e dizeres que aparecerão nos cabeçalhos e rodapés dos relatórios.

2. Nas novas versões dará para aproveitar o banco de dados que já foi digitalizado na versão 3?

R. Sim, acompanha com o aplicativo uma ferramenta chamada Adapter, ela permite adaptar os bancos de dados já existentes à versões atuais sem perda de dados, desde que não há alterações nos campos chaves, e estou tomando o máximo de cuidado para não alterar esses campos.

3. Tenho aqui equipamentos como exemplo centrais de ar que possuem 22 dígitos no campo números de série, o Pat free só suporta 11, acredito que deveria suportar mais caracteres.

R. Irei aumentar o tamanho desse campo.

4. Tenho equipamentos que são separados por partes e possuem 4 tombamentos distintos e quatro números de séries, poderiam ser criados outros espaços opcionais de tombamento e nºs de série. Central de ar é um exemplo que possui a condensadora e a evaporadora, porém estas trabalham em conjunto, formando apenas um equipamento com 2 patrimônios e 2 nºs de séries.

R. Esse é um caso para ser analisado, ainda não há previsão de ser atendido.

5. O campo patrimônio acredito que seja o campo destinado ao cadastro do tombamento, como no estado não existem 2 tombamentos idênticos seria interessante que este campo não permitisse duplicidade de tombamentos, no Access essa função ativa-se com a chave primaria, e certa vez esta função me livrou de um problema futuro onde havia 2 materiais distintos com 2 tombamentos idênticos, como sabemos o tombamento é a identidade do equipamento é o que diferencia um material de outro com as mesmas características ou não.

R. Sim, a princípio esse campo era um campo chave, porém, como aqui não é a própria unidade que define os números de patrimônio (tombamento), as vezes leva mais de ano para a unidade receber tais códigos, nesse caso se os tornar como chave não seria possível o cadastramento do bem sem o número de patrimônio (tombamento). Mas vou estudar uma validação para esse campo, de modo que se possa alertar o usuário se houver duplicidade.

6. Tenho equipamentos que vão para conserto, acredito que o campo transf/baixa deveria ter a opção de (foi p/ manutenção ou conserto) até pelo motivo de sabermos na filtragem quais equipamentos estão em manutenção.

R. Há sim, um estudo para acrescentar um relatório de manutenção de bens, dessa forma será possível não só saber se o bem está em manutenção, mas também ter um relatório completo da manutenção.

7. Tenho materiais que são adquiridos por meio de convênios e que vez ou outra sou solicitado como exemplo: quais os materiais do convênio 1245/02?, no Access faço a filtragem no campo que criei chamado convênio. O resultado é a relação completa do convênio procurado, acredito que deveria ter este campo. Na esfera governamental é normal estes convênios.

R. Sim esse campo de ser acrescentado sem problema, podemos até pensar na possibilidade do cadastro do convênio.

8. Qual o objetivo do campo código? Como já disse trabalho em um hospital e tenho uma variedade de materiais. Ex: 1.Equipamento Hospitalar – Bomba de Infusão, 2.Mobiliário Hospitalar – Cadeira de Rodas, 3.Mobiliário de Escritório – Cadeira com rodízio e estofamento, 4.Eletroeletrônico – TV 20”, 5.Informática – Impressora. O campo código tem essa finalidade, de filtrar por categoria?

R. Aqui na instituição onde trabalho, no relatório solicitado pela central, existe esse campo, no entanto nunca foi utilizado.
Na próxima versão será acrescentada a opção de categorias, será uma tabela com as categorias disponíveis no site da Receita Federal, no entanto será possível que o usuário criei suas próprias categorias. O objetivo de usar as categorias da receita será criar o índice para depreciação.

9. Outra dica seria nos campos onde são cadastrados os materiais e outros dados, que quando já houvesse um bem ou dados anteriormente cadastrados, o programa auto completasse a medida que o operador digitasse, objetivando economia de tempo e diminuição nas diversas formas de introdução de dados de um mesmo bem. Ex: Cadeira com rodízio e estofamento ou Cadeira com estofamento e rodízio. Quantas cadeiras com rodízio e estofamento temos aqui no Hospital? Resposta 10, podendo com a distração do operador esquecer-se das outras formas que foram cadastradas com outro nome dando uma informação errônea ao superior.

R. Não sei se seria bem isso, mas na próxima versão será possível a inclusão de bens em lote, se você possui 10 cadeiras, só precisará digitar uma única vez. Porém, o tombamento será sequencial, exemplo: 10001, 10002,10003... 10010.

10. Como aqui é um Hospital muito grande, nossa forma de repassar a responsabilidade pelo material é o seguinte: Confeccionamos um TRU Termo de Responsabilidade do usuário, o qual o coordenador de um determinado setor assina assumindo total responsabilidade pelo material, quando ocorre de uma auditoria por exemplo procurar uma bomba de infusão de patrimônio 134.324, eu através do Access no campo patrimônio procuro pelo tombamento objetivando saber onde está e quem é o responsável, só que para respaldar-me tenho que encontrar o documento original comprobatório do repasse do material o qual é arquivado em pastas AZ, para localizar esse documento no meio de centenas, é interessante que se crie mais um campo com tal finalidade (memo 10/2010) idêntico ao campo destinado ao doc. de baixa (documento).

R. Se entendi bem esse campo teria a finalidade de informar em qual pasta / armário está o documento? Será criado.

11. Existem ocasiões em que os diretores desejam saber quantos materiais deram entrada na unidade no ano de 2010, seria interessante criar um campo para tal finalidade, o campo da data de compra não dá pois são muito grandes as possibilidades de entrada inviabilizando o objetivo.

R. Não deu para entender o motivo de não servir o campo data de compra, pode fazer uma filtragem com o campo data de compra, colocando DATA_COMPA >= 01/01/2010 e DATA_COMPA <= 31/12/2010, claro que isso deve ser feito através do formulário próprio disponível no menu Consulta / Filtrar registros ou simplesmente usar as teclas CTRL + F. Em seguida é só imprimir a consulta, mas para facilitar podemos colocar um relatório.

12. Poderia ser criado um campo com o nome da marca do material até quem sabe modelo, pois vez ou outra alguém quer saber quantos materiais da marca X existem na Organização, para providenciar por exemplo a aquisição de cartuchos de tinta, como exemplo cartucho 21 para impressora HP 3320, quantas deste modelo possuímos? Em uma unidade pequena não há necessidade, mas numa unidade complexa é interessante tal separação para possíveis filtragens.

R. Sim.

OBS.: Vale ressaltar que as modificações podem demorar um bom tempo para serem implantadas, uma vez que trabalho e estou estudando, a faculdade toma praticamente todo o meu tempo, mas estou trabalhando no Pat Free, na medida do possível.

[adassoft]

Hoje relendo os seus questionamentos, realmente percebi que o campo data de compra não serve para filtar as entradas no ano, vou criar um campo para que seja informado a data de entrada.

Porém devo lembrar que as alterações serão feitas gradativamente, pois não disponho de muito tempo livre, na medida do possível vou fazenda o que der para fazer.